Hoe je de samenwerking tussen afdelingen kunt bevorderen

PCI is een succesvol bedrijf dat weet wat ze doen. De samenwerking loopt in principe prima. Collega’s kunnen elkaar vinden om te sparren over vraagstukken en zorgen voor goed overleg. Het heeft ertoe geleid dat PCI zich kan onderscheiden in de printwereld,” vertelt Stefan. Dat is goed om te horen. Toch zijn er ook geluiden dat het beter kan. Op welke vlakken denk jij dat het beter kan? “Het kan altijd beter,” merkt Stefan op. “En het is goed dat er kritisch wordt gekeken naar de samenwerking; de wens om te verbeteren is positief, want stilstand is stagnatie. Omdat we een redelijk groot bedrijf zijn, wordt er bijvoorbeeld veel gemaild, terwijl we gewoon in hetzelfde pand werken. Daarnaast krijgen we door de letterlijke afstand tot elkaar niet altijd mee wat er gebeurt. Het zijn geen grove fouten of iets dergelijks, maar details die beter kunnen.”

De afstand verkleinen
Hoe zorg je ervoor dat we minder leunen op e-mail voor onze communicatie en beter op de hoogte blijven van wat er speelt binnen het bedrijf? “Door de verkoop van IT en AV is er ruimte vrijgekomen, waardoor we afdelingen dichter bij elkaar kunnen laten zitten. Dit verkleint de fysieke afstand en bevordert spontane interacties,” legt Stefan uit. “De nabijheid helpt om sneller even een vraag te stellen of ideeën te delen zonder direct een formele e-mail op te stellen. Dit soort informele communicatie versterkt de band tussen teams en stimuleert een natuurlijke samenwerking”.

Hoe kunnen spontane interacties bijdragen aan verbetering? Wordt het dan niet te druk of beklemmend? “We moeten natuurlijk een balans vinden,” licht Stefan toe. “De werkplekken zijn voorzien van scheidingswanden en we hebben ruimtes waar je ongestoord kunt werken als je focustijd nodig hebt. Maar de spontane interacties waar ik op doel, zijn bijvoorbeeld gesprekken over een klant die je verder wilt helpen. Wanneer je dichter bij elkaar zit, kunnen collega’s van andere afdelingen meedenken en beter begrijpen met welke uitdagingen je te maken hebt. Dat vergroot niet alleen de onderlinge waardering, maar versterkt ook de teamspirit.”

Technologie als brug in de communicatie
Maar fysiek dichter bij elkaar zitten is niet het enige middel. Technologie kan ook juist een brug slaan tussen afdelingen. “We kijken kritisch naar de systemen die we gebruiken om samenwerking en communicatie te verbeteren,” licht Stefan toe. “Waar e-mails in sommige gevallen voor verwarring zorgen, kan een ticketingsysteem voor overzicht zorgen. Daarom kijken we vanuit Finance naar het investeren in een centraal ticketsysteem. Voor de Customer Service, maar ook voor interne processen. Zo kunnen medewerkers eenvoudiger elkaars werkprocessen volgen en hierop inspelen. Dat vergroot het overzicht en verbetert de samenwerking.”

Finance als spil in de samenwerking
Maar wat is het verband tussen jouw functie als CFO en je streven naar verbeterde samenwerking? “Als CFO is het mijn taak om niet alleen naar de cijfers te kijken, maar ook naar wat die cijfers drijft,” legt Stefan uit. “Financiële resultaten zijn het resultaat van de inspanningen van verschillende afdelingen die goed op elkaar afgestemd moeten zijn. Als we goed samenwerken, zorgt dat voor blije medewerkers. Blije medewerkers die goed samenwerken zorgen ervoor dat we blije klanten maken. En blije klanten zorgen voor goede resultaten. Vanuit Finance kunnen we mooi de pijnpunten blootleggen, waarna we samenkomen met verschillende afdelingen om te kijken hoe het beter kan.”

Stefan besluit: “Waar het om gaat, is samenwerking. Door open communicatie, technologie als hulpmiddel en het vermogen elkaar goed te vinden, bouwen we aan een bedrijfscultuur waarin samenwerking verankerd is. Dat zal zowel onze medewerkers als onze klanten blij maken, en het is de sleutel tot succes.”