Digitaal Personeelsdossier
PCI’s digitaal personeelsdossier biedt ondersteuning bij het beheer van documenten en processen op het gebied van personeelszaken. Benieuwd hoe het jouw organisatie verder kan helpen?
Een digitaal personeelsdossier is geschikt voor elk bedrijf dat op zoek is naar een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier om een veilig en overzichtelijk digitaal personeelsdossier te creëren. Door de schaalbaarheid van het systeem groeit de oplossing met je bedrijf mee. Dit voorkomt vervelende investeringen en aanpassingen. Dit betekent dat je snel aan de slag kan zonder dagen aan implementatie en training en je kunt focussen op de kerntaken van jouw bedrijf.
Het digitaal personeelsdossier van PCI is een oplossing die ondersteuning biedt voor de opslag van basisdocumenten voor personeelszaken. Dit is de eerste stap voor het beheer van documenten en processen op het gebied van personeelsdossiers. Documenten als cv’s, arbeidsovereenkomsten en legitimatiebewijzen kunnen in een digitaal medewerkersdossier worden opgeslagen. Het digitaal personeelsdossier houdt bijvoorbeeld bij wanneer tijdelijke arbeidsovereenkomsten aflopen, zodat altijd op tijd actie kan worden genomen
Documenten van een digitaal personeelsdossier worden opgeslagen in het systeem door belangrijke informatie (zoals personeelsnummer, geboortedatum, expiratiedatum, etc.) te koppelen aan het document. Hierdoor kan je later alle belangrijke informatie en voorwaarden snel weer terugvinden.
Met een digitaal personeelsdossier kan je in één overzicht zien welke arbeidsovereenkomsten je hebt en word je gewaarschuwd wanneer ze aflopen. Je hoeft niet meer elk contract apart erbij te pakken om dit na te gaan. Dit scheelt je veel tijd, het zal ervoor zorgen dat er minder fouten gemaakt worden en je bent altijd op de hoogte van de contractduur. In dat geval ben je voorbereid en weet je of er een nieuw proces opgestart kan worden.
Bij PCI streven we ernaar jouw ideale werkomgeving te creëren, waarbij we voor ieder IT-vraagstuk een passende oplossing bieden. Of het nu gaat om digitale verwerking, een complete IT-strategie of een cloud werkplek, we staan voor je klaar. Ook voor print & scan en audiovisuele (AV) apparatuur hebben we de juiste oplossingen in huis. Benieuwd naar wat we voor jou kunnen betekenen? Neem contact op en ontdek het zelf!
Meer over print & scan Meer over AV
Als je gebruik maakt van het digitaal personeelsdossier van PCI werk je altijd met de juiste versies van de benodigde documenten. Hiermee voorkom je vervelende discussies over, bijvoorbeeld, veranderingen in een arbeidsovereenkomst.
Door automatische meldingen hoef jij je geen zorgen te maken over het onverwacht aflopen of verlengen van een arbeidsovereenkomst. Je krijgt altijd op het juiste moment een bericht zodat je op tijd actie kunt ondernemen. Dit voorkomt onnodige kosten en zorgt ervoor dat je meer tijd overhoudt voor andere werkzaamheden.
Met een digitaal personeelsdossier bepaal je zelf met wie jij een personeelsdossier (of een deel ervan) wilt en mag delen. Zo kan bijvoorbeeld een werknemer altijd zijn dossier inzien maar zijn leidinggevende alleen een bepaald deel ervan. Elke actie wordt hiervan geregistreerd. Hierdoor weet je zeker dat alle informatie veilig bewaard blijft en alleen gelezen kan worden door de juiste persoon.
Zo helpt een digitaal personeelsdossier je verder:
Wil jij met jouw organisatie profiteren van de voordelen van een digitaal personeelsdossier? Laat PCI je verder helpen. Onze specialisten geven je graag een oplossing op maat voor jouw vraagstuk op het gebied van HR- zaken. Wij denken mee hoe jij aan de slag kan in een ideale werkomgeving – met de juiste IT om jouw werk zorgeloos te kunnen doen. Ga in gesprek met een van onze specialisten – wij bespreken graag de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Bij PCI bieden we maatwerkoplossingen voor iedere organisatie, zodat je altijd en overal efficiënt kunt werken. Van IT-security tot printoplossingen, we begrijpen dat elk bedrijf unieke uitdagingen heeft die om specifieke oplossingen vragen. Of het nu gaat om IT-veiligheid, samenwerken, clouddiensten of het creëren van een moderne werkplek, onze oplossingen zijn volledig afgestemd op jouw behoeften. Ontdek ons uitgebreide assortiment aan IT-oplossingen en laat ons jouw bedrijf helpen groeien met de perfecte IT-oplossing.
Bij PCI zijn we jouw digitale partner die met je meedenkt op alle fronten om jouw organisatie van de beste werkplek te voorzien. Of het nu gaat om IT, printoplossingen, clouddiensten of andere vraagstukken, we bieden op maat gemaakte oplossingen voor organisaties in elke branche. Met onze uitgebreide ervaring en expertise helpen we jouw bedrijfsprocessen efficiënter te maken en creëren we samen de ideale werkomgeving, waarbij een sterke IT-infrastructuur de basis vormt. Laat PCI jou verder helpen, waar en wanneer je dat nodig hebt.
Vul ons contactformulier in, dan nemen wij snel contact met je op om je zo optimaal van dienst te zijn.
Wil je graag een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze Digitaal Personeelsdossier specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Wil je meer informatie of heb je een vraag? Neem contact met mij op en ik help je graag verder.
Download onze gratis whitepaper over Print- en Documentstromen voor waardevolle inzichten. Laat je gegevens achter en ontvang de whitepaper.
Een digitaal personeelsdossier is een geautomatiseerd systeem waarin alle relevante documenten en informatie over een werknemer worden opgeslagen en beheerd. Dit kan variëren van basisdocumenten zoals cv’s, arbeidsovereenkomsten en legitimatiebewijzen tot performance reviews, trainingen en andere HR-gerelateerde informatie. Het doel van een digitaal personeelsdossier is om HR-processen te stroomlijnen, de toegang tot werknemersinformatie te vereenvoudigen, en de veiligheid en vertrouwelijkheid van werknemersgegevens te waarborgen. Het biedt organisaties ook de mogelijkheid om belangrijke data, zoals het aflopen van contracten, automatisch bij te houden en hier tijdig actie op te ondernemen.
Een digitaal personeelsdossier bevat alle essentiële informatie en documenten van een werknemer binnen een geautomatiseerd systeem. Hierin staan persoonlijke gegevens zoals naam en contactinformatie, maar ook belangrijke documenten zoals CV’s, arbeidsovereenkomsten en kopieën van legitimatiebewijzen. Het dossier houdt de historie van beoordelingen en functioneringsgesprekken bij, registreert opleidingen, certificaten en trainingen van de werknemer, en houdt ziekte- en verzuimregistraties bij. Daarnaast wordt er communicatie tussen werknemer en werkgever in bewaard, zoals correspondentie en waarschuwingsbrieven. Het dossier heeft ook een sectie voor loonadministratie, zoals loonstroken en jaaropgaven. Tot slot kunnen er automatische herinneringen in staan voor belangrijke data zoals contractvernieuwingen.
De data is versleuteld door middel van encryptie, wat betekent dat alleen personen met de juiste autorisatie toegang kunnen krijgen tot specifieke delen van het dossier, en alle handelingen binnen het systeem worden geregistreerd in zogenaamde audit trails. Dit biedt een gedetailleerd overzicht van alle activiteiten. Bovendien worden er regelmatig back-ups van de data gemaakt en wordt het systeem beschermd tegen externe bedreigingen met firewalls en malwarebescherming.
Een digitaal personeelsdossier optimaliseert de HR-processen van een organisatie door het mogelijk te maken om informatie snel en gemakkelijk te vinden. Belangrijke datums, zoals het verlopen van contracten, worden automatisch gemonitord, waardoor je tijdig herinneringen ontvangt en minder administratieve fouten zult maken. Deze digitale aanpak bespaart niet alleen kosten maar waarborgt ook een hogere mate van gegevensbeveiliging dan traditionele dossiers. Bovendien is de informatie op afstand toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers.
