Baker McKenzie naar een effectievere printomgeving
Baker McKenzie naar een effectievere printomgeving
Baker McKenzie is een internationaal opererend advocatenkantoor met kantoren over de hele wereld. Eén van de grotere vestigingen staat in Amsterdam. Van daaruit maakt Herman van den Brink werk van zijn taak als Service Delivery Manager.
Baker McKenzie is voor iedereen die zich eens in het gebied van de Amsterdamse Zuidas begeeft een bekende naam, met een even zo bekend kantoor. Het opvallende en indrukwekkende pand aan de Claude Debussylaan geldt bijna als een baken in het drukbezette kantoorgebied. Het advocatenkantoor is gespecialiseerd in bedrijfsjuridische zaken zoals overnames, fusies, reorganisaties, investeringen, belastingzaken, compliancy, vastgoed en intellectueel eigendom. Met zo’n 78 kantoren wereldwijd en in totaal rond de 17.500 medewerkers staat Baker McKenzie aan de top in haar markt. Sterker nog, het is waarschijnlijk, afhankelijk van hoe je het precies meet, het grootste advocatenkantoor ter wereld.
Toen Herman van den Brink zo’n twee jaar geleden binnenkwam als Service Delivery manager kreeg hij direct een ‘hoofdpijndossier’ in handen gedrukt. De printomgeving functioneerde niet volgens verwachting en daar moest werk van gemaakt worden. ICT moet het werk ondersteunen en geen extra werk verschaffen. ‘De kernactiviteit bestaat uit bedrijfsjuridische zaken en niet uit het aan elkaar knopen van front- en backoffice-applicaties of het oplossen van printerstoringen’, aldus Van den Brink. ‘De organisatie moet optimaal kunnen worden gefaciliteerd door een printerplatform, dat een wezenlijke bijdrage zou kunnen leveren aan efficiencyverbetering tegen lagere kosten, zonder concessies aan de kwaliteit te hoeven doen. Klinkt niet echt ingewikkeld en printen is inmiddels een commodity, toch?’
‘Maar zoals gezegd, het gekozen printerpark functioneerde niet en er ontstonden allerlei storingen met de printers. Vooral de papierdoorvoer werd een obstakel, letterlijk. Als er bij ons één storing is, is het een klacht. Als er echter twee storingen zijn, wordt het een probleem. Er kan altijd wel iets misgaan, maar het gebeurde gewoon te vaak. Mechanisch waren de printers dus blijkbaar toch niet zo goed als gedacht. Onze partner PCI, moest regelmatig de leverancier bellen om tekst en uitleg te vragen over het functioneren van de printers. Of eigenlijk over het niet functioneren. Het pleit voor PCI dat ze dat ook daadwerkelijk deden en dat ze zelfs de leverancier uit het buitenland lieten overkomen om het op te lossen. Het bleef echter een terugkerend probleem. Om een lang verhaal kort te maken: de printers zijn na anderhalf jaar terug genomen. Maar daardoor moesten wij vervolgens onder tijdsdruk een keuze maken voor een ander platform.
Baker McKenzie startte een traject om tot de juiste keuze te komen van het printerplatform om aan de diverse behoeften van het kantoor in Amsterdam te kunnen voldoen en dat qua infrastructuur (beter) aansluit bij de andere vestigingen. Van den Brink: ‘Er was ook duidelijk behoefte aan standaardisering en kennisdeling. ICT-kennis zit vaak heel erg verspreid door een organisatie. Deling van die kennis wordt niet bevorderd wanneer de verschillende vestigingen over andere applicaties en platformen beschikken. Het resultaat daarvan is dat meer geld wordt uitgegeven dan strikt noodzakelijk en dat je in veel gevallen slechts over een suboptimale oplossing beschikt. Met de overgang naar een nieuw printerplatform wilden we een grote stap vooruit zetten naar meer homogeniteit.’
Na uitvoerig overleg met PCI viel daarna de keuze op het Canon-platform. Onder meer de vestiging in Parijs maakte gebruik van Canon en een klant van PCI tegenover ons pand in Amsterdam deed dat eveneens. Na een bezoek daar werd de knoop snel doorgehakt.’ Er staan nu drie types Canon-printers bij Baker McKenzie in Amsterdam, gebaseerd op wat in Parijs staat en gemeten naar de specifieke printbehoefte in Amsterdam. Van den Brink: ‘Er is één productieprinter, The Beast, zoals ze die noemen en twee types om de flexibiliteit in oplages te kunnen garanderen. We moeten zorgen dat de gevraagde (wisselende) capaciteit kan worden gegarandeerd. Dat werkt nu prima. De Canon-printers produceren een goede kwaliteit en zijn wat zuiniger in de toner. Bovendien voldoen alle printers aan de veiligheidseisen volgens het secure printing principe: er komt pas wat uit de computer als de opdrachtgever ernaast staat en de opdracht vrij geeft. Je kunt begrijpen dat dat voor een bedrijf als Baker McKenzie een belangrijke functie is met al die vertrouwelijke informatie die hier wordt gegenereerd en verwerkt.’
PCI bleek een toegewijd partner om tot een oplossing te komen voor het gecreëerde probleem. Daarvoor heeft Van den Brink veel waardering. Waar hij met name ook heel tevreden over is, is de deskundigheid van PCI over dit specifieke Canon-platform. ‘De keuze destijds om voor het andere platform te kiezen was niet de verstandigste, achteraf bezien. Weliswaar was die keuze ingegeven door legitieme argumenten, maar zoals altijd bleek de werkelijkheid wat weerbarstiger.’
Er blijft uiteraard nog wel wat te wensen, vindt Van den Brink: ‘Ik zou graag meer naar een Managed Print Service toewerken. Dus online proactief printer onderhoud en dergelijke, zodat wij niet zelf hoeven bij te houden of de toner (bijna) op is bijvoorbeeld of wanneer er daadwerkelijk onderhoud nodig is aan de bedrijfsprinter. De portal kan voor dat doel wat mij betreft nog wel wat geoptimaliseerd worden. Misschien is dat nog iets voor de toekomst. Vooralsnog zijn we blij dat het probleem is opgelost en wij weer tevreden gebruikers hebben.’
Waar kan ik je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
