In het hart van de Betuwe zit een accountantskantoor dat zo laagdrempelig is dat ze hun bedrijfsnaam veranderden van BAK (Betuwsch Accountantskantoor) in Gewoon BAK. Gewoon BAK is een full service accountantskantoor dat bedrijven ondersteunt bij alles waarmee zij te maken krijgen op financieel gebied, zoals jaarrekeningen en belastingaangiftes, het verwerken van administraties, financieringsprocessen en toekomstplanningen. Dergelijk werk stelt de nodige eisen aan de werkomgeving van de 20 medewerkers van Gewoon BAK. Er wordt namelijk gewerkt met veel verschillende applicaties, medewerkers werken remote, maar ondertussen moet de veiligheid van data gewaarborgd zijn. ‘Helaas liep ons systeem regelmatig vast’, legt Carlo van den Brink, relatiebeheerder bij Gewoon BAK, uit. ‘Dan konden we ineens niet meer printen of lukte het inloggen niet. Ook werkte Teams niet lekker en dan gebruikten we onze telefoon maar weer. Het werd tijd om hulptroepen in te schakelen.’
‘Automatisering is nou niet bepaald een passie van ons’, vervolgt Carlo. ‘Wij houden ons liever bezig met cijfers. Gelukkig hebben de mannen van PCI er wel verstand van. Samen hebben we alle applicaties die we gebruiken in beeld gebracht en onze wensen op een rijtje gezet. De belangrijkste waren: overal kunnen werken, veilig werken en Teams kunnen gebruiken. PCI maakte daarop een plan van aanpak, zette acties uit en ging vervolgens over tot de uitvoering ervan. Mijn complimenten aan het projectteam. Wij hebben uiteraard ons best gedaan om hen zo compleet en snel mogelijk van informatie te voorzien, maar zij hebben de migratie heel goed begeleid. Alles is vlekkeloos verlopen.’
‘Gedurende het proces kwamen we meerdere keren bij elkaar. Tijdens zo’n meeting kwam het projectteam terug op een deel van het plan. Ze hadden ontdekt dat het beter was in onze omgeving een onderdeel anders in te richten. Het klinkt misschien raar, maar ik vond dat heel fijn, want daardoor merkte ik dat ze niet klakkeloos hun plannen uitvoerden, maar echt met ons meedachten. Zo werken wij bij Gewoon BAK ook, dus toen wist ik dat we goed zaten bij PCI. Dat gaf me een gerust gevoel. Ik was intern toch een beetje de boeman omdat ik het hele werkproces op de kop gooide. Sommige medewerkers werken hier al heel lang en keken nogal huiverig naar al die veranderingen. Inmiddels ziet iedereen dat onze manier van werken erop vooruitgegaan is en dan denk ik: dat hebben we toch maar mooi geflikt.’
‘De belangrijkste verandering is dat de beveiliging stukken beter is. Een must in de huidige maatschappij. We zijn zoveel mogelijk overgaan op online applicaties (SaaS) en hebben nu ook goede laptops. Daardoor zijn we een stuk flexibeler geworden.
De applicaties die niet online konden draaien staan op een aparte server en de communicatie tussen die server en onze laptops is goed beveiligd. Wie thuis werkt of op locatie, gebruikt Two Factor Authentication om toegang te krijgen tot een applicatie. En ook op kantoor moeten we ons regelmatig verifiëren.’
‘Daarnaast werken we nu op de computer vanuit een Start van de dag. Dat is een startpagina in een intranetomgeving. Het mooie daarvan is dat je die pagina kunt aanpassen naar je eigen wensen zodat je alles wat je nodig hebt, direct bij de hand hebt. Denk aan het wel/niet tonen van nieuwsartikelen en je agenda en een overzicht van de belangrijkste applicaties. Ik vink zelf aan welke apps ik daar wil zien. Dit werkt enorm efficiënt, want omdat ik al ingelogd ben als ik mijn computer aanzet, benader ik die apps nu met één druk op de knop. Apart inloggen is niet meer nodig.
Ook handig: ik kan in één oogopslag zien wie van mijn collega’s beschikbaar is voor een vraag of niet – ze hebben dan een rode of groene stip naast hun naam staan. Tevergeefs naar iemand bellen of toelopen gebeurt dus bijna niet meer. Kortom: zo’n Modern Workplace is een aanrader. Het werkt erg overzichtelijk en de stabiliteit is uitstekend. En dit is pas het begin. Wij kunnen nog veel meer inrichten, maar dat komt later. Alles op z’n tijd.’
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
Wil je meer informatie of heb je een vraag? Neem contact met mij op en ik help je graag verder.
