HSB Bouw optimaliseert en digitaliseert documentstroom
HSB Bouw optimaliseert en digitaliseert documentstroom
HSB Bouw BV (later HSB te noemen) is klant van PCI sinds 2013, daarvoor heeft HSB een jarenlange relatie gehad met een concullega van PCI. Helaas kon de toenmalige leverancier van HSB niet inspelen op de flexibiliteit die zij zochten, waardoor er werd besloten om eens verder te kijken. Hans Insing, inkoper bij HSB, kende de naam PCI al. Bij het opstarten van het offerteproces werd dan ook besloten om PCI, en enkele andere partijen, te benaderen. In dit proces is HSB duidelijk geweest over de eisen en wensen die zij hebben. Flexibiliteit in de contracten voor de ‘bouwmachines’ staat daarbij bovenaan het lijstje. “In de bouw houden wij niet zo van raamcontracten,” vertelt Hans. Dit heeft PCI ter harte genomen en samen met HSB is er verder op de materie ingegaan en is de samenwerking ontstaan.
PCI heeft HSB voorzien in de afdrukapparatuur voor zowel het hoofdkantoor als op de bouwlocaties. Door de vele soorten documenten binnen het HSB hoofdkantoor en de verschillende afdelingen is er door PCI een variatie aan machines geleverd, te weten; een repromachine (voor productiewerk), bedrijfsprinters (desktopprinters voor bepaalde afdelingen op verzoek van HSB), een plotter (t.b.v. bouwtekeningen) en multifunctionals (voor alle reguliere documentstromen). Op kantoor heeft HSB afdrukapparatuur staan die onder een vijfjarig contract vallen, maar voor de afdrukapparatuur op de bouwlocaties is dit nu een ander verhaal. Voorheen vielen ook de ‘bouwmachines’ onder een langdurig contract, maar aangezien de bouwperiode van een project variabel is, was dit alles behalve ideaal. Met PCI is naar een oplossing gezocht en deze is gevonden. Nu betaalt HSB puur en alleen voor de machines wanneer deze worden ingezet bij een bouwproject. Hans vertelt: ”In de oude situatie betekende het dat wanneer een bouwproject af was en er was even geen nieuw project voor handen, dan kwam de machine bij HSB in het magazijn te staan, maar iedere maand werd er nog voor die machine betaald, terwijl deze machine op dat moment niet in gebruik was. Hier is met PCI over gesproken en nu betalen wij alleen voor de machine wanneer deze in gebruik is.”
In de nieuwe situatie vraagt de uitvoerder van een bouwproject de machine aan bij HSB. Wanneer de machine wordt aangevraagd wordt dit doorgegeven aan de contactpersoon bij PCI en intern direct gecommuniceerd met de expeditie (voor de levering) en administratie (voor de facturatie). “Korten lijnen en één aanspreekpunt, ook dit levert weer een stukje efficiency op,” vertelt Hans. Afhankelijk van de grootte van het project en enkele eisen en wensen van de uitvoerder wordt er besloten welke machine er zal worden ingezet op het desbetreffende project. Deze machine wordt door PCI op de bouwlocatie afgeleverd en geïnstalleerd. Bij de afronding van het bouwproject wordt er wederom contact opgenomen en wordt de machine opgehaald en na een servicebeurt weer opgeslagen in het magazijn van PCI. Na de terugkomst van de machine worden de kosten in kaart gebracht en kunnen de kosten direct op ‘het werk’ geboekt worden.
Mocht er op de bouwlocatie onverhoopt een machine in storing staan dan kan de uitvoerder contact opnemen met PCI, want voor alle ‘bouwmachines’ is ook een servicecontract afgesloten. Ook dit brengt weer een stukje gemak met zich mee voor de uitvoerder. Eén belletje en binnen geringe tijd is er een monteur om de storing te verhelpen. “Een uitvoerder moet zich bezig houden met de bouw en niet met allerlei randzaken. Dankzij de flexibiliteit van PCI kan de uitvoerder weer bezig zijn met de bouw!” zegt Hans.
Om het proces rondom de roulerende ‘bouwmachines’ overzichtelijk te houden is besloten om de beschikbare machines voor de bouwprojecten onder te verdelen in twee segmenten, te weten:
De machines in beide segmenten zijn van één merk. Hiervoor is gekozen in verband met uniformiteit en gebruikersgemak. Voor de machines in ieder segment geldt een vaste prijs per afdruk en wanneer er een machine wordt ingezet wordt er over de bouwperiode gefactureerd, tenzij de bouwperiode langer is dan zes maanden, dan wordt er per zes maanden gefactureerd. Hierdoor is het dus mogelijk om de machine per project te factureren en de afdrukkosten per project door te berekenen. Dit wordt door HSB als groot voordeel ervaren! “Nu berekenen wij de kosten door op het werk. Voorheen werden deze kosten onder de algemene kosten geboekt. Ook kunnen de afdrukkosten voor een project nu begroot worden vanuit de calculatie afhankelijk van de keuze machine en de duur van het project. Wederom een voordeel!” Vertelt Hans.
Door de oplossing die PCI HSB kan bieden heeft HSB nu ook één leverancier voor zowel de machines op kantoor als op de bouwlocaties.
Hans vertelt: ”Het is met name een stuk administratie, zoals bijvoorbeeld offertes, opdrachten, mandagregisters, ID-bewijzen, enz. De ID-bewijzen zijn zeer belangrijk op de bouwplaatsen. Iedereen op de bouwplaats is namelijk verplicht zich te identificeren, daarom wordt er van ieder ID-bewijs een kopie gemaakt. In het geval dat de arbeidsinspectie langs komt kan men direct deze gegevens overleggen. Momenteel is dit een “issue”, want de bouw groeit maar er is weinig personeel, dus veel bedrijven gaan over de landsgrenzen kijken. Het is dus van groot belang dat het papierwerk op orde is!”
Meer digitaliseren dat is wat HSB graag wil. De eerste stap is gezet, want inmiddels worden alle facturen digitaal verstuurd. Wel beschikt HSB nog over een groot papieren archief van alle inkopen per project. Daar wil HSB graag vanaf. Ook is er de wens om de contracten digitaal te gaan versturen naar de onderaannemers, zodat deze dan digitaal ondertekend kunnen worden en dit dan weer digitaal binnen HSB verwerkt wordt. Op deze manier kan alles digitaal worden opgeslagen in plaats van dat deze documenten weer uitgeprint worden en in een map worden opgeborgen. Scannen wordt hierdoor ook steeds belangrijker voor HSB.
Maar het digitaliseren zal met kleine stapjes gerealiseerd worden. Hans vertelt: ”De bouwbranche is vrij traditioneel. Vroeger werden alle contracten voor een project nog uitgeprint en in mappen naar de bouw gebracht. Hier heeft HSB een portal voor gecreëerd, HSB Insight, waar de uitvoerder alle contracten digitaal van het netwerk kan halen. Deze omslag van papier naar digitaal ondervond in het begin nog wat weerstand, maar inmiddels is iedereen eraan gewend en werkt het prima. In HSB Insight kan de uitvoerder alle projecten vinden en per map staan alle contracten hier digitaal in opgeslagen. Toekomstmuziek is dat contracten die nog steeds per post binnen komen, ingescand worden en via een kenmerk direct in het juiste dossier terechtkomen. Zo blijft het compleet.”
Dat de branche steeds meer gaat digitaliseren is ook te zien aan het BIM (Bouw Informatie Model). Aan dit bestand wordt alle data gekoppeld die nodig is voor het ontwerpen, bouwen en beheren van een bouwwerk. Dit model wordt gebruikt door alle partijen die betrokken zijn bij het te realiseren bouwwerk, zoals opdrachtgever, architect, adviseurs, aannemer en installateur.
Stapje voor stapje wordt alles in de bouw steeds meer digitaal. Een flexibele en goed gestructureerde documentstroom is daar dan ook een belangrijke schakel in en PCI zal daar zeker in blijven meedenken.
Waar kunnen we je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
