Van Rhijn Bouw bouwt verder met M-Files
Van Rhijn Bouw bouwt verder met M-Files
Bouwen is tegenwoordig niet zo eenvoudig (meer): voordat de ene steen op de andere gaat is al veel gebeurd. Van projectontwikkeling en vergunningaanvraag tot verkoop, van het aanschrijven van onderaannemers tot het daadwerkelijk uitzetten van opdrachten en het realiseren van de bouw. Informatie-uitwisseling tussen alle betrokkenen is cruciaal. Van Rhijn Bouw maakt tegenwoordig gebruik van M-Files om grip te houden op alle processen en om tegelijkertijd flexibel en volledig compliant te zijn.
Met zo’n 80 medewerkers vormt Van Rhijn Bouw een solide familiebedrijf in Katwijk en Nieuw Vennep met projectontwikkeling, nieuwbouw, renovatie en onderhoud als kernactiviteiten. André van Rhijn: ‘Het loopt nu weer voorspoedig. Van de mindere tijden, die we ook hebben gekend in de bouw, hebben we geleerd dat het belangrijk is om flexibel te zijn. Maar vooral ook om je informatiestromen, onze belangrijkste asset naast de mensen, op orde te hebben. Hoe efficiënter je informatiebeheer, des te soepeler processen verlopen en des te beter het eindresultaat. Bovendien, als projectontwikkelaar en bouwonderneming ligt de bewijslast bij ons mocht ergens een dispuut ontstaan. Het is dus belangrijk transparant te zijn en alles op een rij te hebben.’
Wouter van der Reijd, werkvoorbereider: ‘Er zijn veel partijen die allemaal een stukje van de supply chain vormen en die ook allemaal uiteenlopende belangen hebben. Voorheen werd alle projectinformatie opgeslagen op de netwerkschijf. Tot op zekere hoogte werkte dat nog wel, maar er is een moment dat toegankelijkheid van informatie en de zekerheid over de status van de informatie waartoe je toegang hebt, in het geding komt. Is het wel de juiste versie van dit document, deze tekening, deze opdracht of aanbesteding? Is dit het document wat de kopers ook hebben gekregen of ingezien? Hebben ze het überhaupt wel ingezien? Bij Van Rhijn Bouw doen we alles: van projectontwikkeling tot ontwerp en de daadwerkelijke uitvoering, dus je begrijpt, dat is veel en complexe informatie. Informatie die dan weer niet voor iedereen toegankelijk mag zijn. We hebben daarnaast te maken met allerlei certificeringen, normeringen, voorschriften, landelijke en regionale/lokale wet- en regelgeving. Kortom, bouwen is complex en kent vele belangen.’
Dat was voor het management reden om te zoeken naar een adequate oplossing voor het informatiebeheer. Van der Reijd: ‘Veel documenten doorlopen meerdere versies alvorens er een definitief bestand ontstaat. Dat moet kunnen worden gedeeld met andere betrokkenen, zoals onderaannemers of de kopers als het bijvoorbeeld gaat om meer- of minderwerk. Het is geen uitzondering wanneer ik zeg dat bij één project sprake kan zijn van zo’n 15.000 documenten. In allerlei vormen en formaten. Je kunt zelf wel bedenken dat een netwerkschijf op termijn niet gaat werken.’
Vooral het kunnen delen van informatie en het versiebeheer waren belangrijke eisen, zegt André van Rhijn: ‘Er waren zo nog meer eisen en wensen die wij graag vervuld zouden zien in de gezochte oplossing voor het informatiebeheer. Bovendien was dit voor ons een mooi moment voor reflectie: waar komen we vandaan, waar staan we nu en waar willen we naartoe? Vooral ook, hoe willen we die weg doorlopen? Al die zaken bij elkaar opgeteld leidden ons naar M-Files. Dat selectieproces hebben we overigens aan een extern bureau overgelaten: schoenmaker blijf bij je leest. Wij zijn goed in projecten ontwikkelen en bouwen, maar we zijn geen ICT-organisatie of informatie-experts. Dat bureau hielp ons met het realiseren van de doelstellingen op het gebied van informatiebeheer, met M-Files en met partner PCI.’
En nog ging Van Rhijn Bouw niet over één nacht ijs. Er werden demo’s gevraagd en gedaan en een testperiode van twee maanden gaf tenslotte uitsluitsel. Van der Reijd: ‘Vooral de indeling en classificering van de documenten vereiste de aandacht. Op de netwerkschijf was sprake van een bepaalde mappenstructuur, daar was men aan gewend. Dan zou het wel mooi zijn als de nieuwe indeling qua logica niet al te veel zou afwijken. Vooraf nadenken en bespreken met de betrokkenen over welke documenttypen we zoal gebruiken en hoe we die zouden kunnen classificeren, leidde tot een voor ons goed werkende indeling en manier van metadateren. Dat is wel een van de voordelen van M-Files, je kunt alles indelen zoals het voor jou het beste werkt. Dat leidt er uiteindelijk toe dat documenten veel makkelijker zijn terug te vinden. Iedere belanghebbende die toegang (nodig) heeft tot specifieke informatie kan die benaderen op de manier die voor hem of haar het beste werkt. Bij M-Files is de indeling en de metadatering zo slim dat je zoekt op de inhoud en context, niet op de bewaarplaats. De één zal zoeken op leverancier, de ander op bouwnummer, weer een ander zal zoeken op architect en ga zo maar door. Het leidt allemaal tot dezelfde set documenten, dat is namelijk wat de meesten gebruiken. Door die intelligente manier van informatie beheren in M-Files heb je altijd de zekerheid dat je alle documenten in de juiste versie bij elkaar hebt. Dat inzicht biedt een belangrijk voordeel. Het scheelt niet alleen tijd om informatie te vinden, maar je weet ook zeker dat wat je vindt het goede is.’
Het gaat bij Van Rhijn Bouw inmiddels zo ver dat ook in de bouwketen grote schermen staan, verbonden met internet, waarop documenten (bijvoorbeeld tekeningen) kunnen worden gezocht en getoond. Van Rhijn: ‘De tijd dat alleen vanaf papieren tekeningen werd gewerkt is wel voorbij. Die worden nog steeds gemaakt, je kunt nu eenmaal niet overal een scherm hebben, maar wat we dan graag zouden willen is een QR code op die papieren versie. Die kan dan worden gescand zodat je ook dan zeker weet welke versie je hebt.’
Van der Reijd: ‘Een ander belangrijk voordeel van M-Files is dat we in staat zijn processen volledig in te richten, zodat stap voor stap bijvoorbeeld een goedkeuringsproces voor meer- of minderwerk met de bijbehorende inkoop van materiaal wordt afgehandeld. Iedere betrokkene kan precies de status van het proces zien en daarnaar handelen. Alles is meteen bijgewerkt, ook het verslag van het bouwoverleg in de keet, staat direct in M-Files zodra ik op ‘enter’ druk. Een belangrijke verbetering van hoe het voorheen ging; dan kon het nog wel eens zijn dat er mensen op elkaar zaten te wachten zonder dat ze dat wisten.’
Bij Van Rhijn Bouw maken ze gebruik van een aantal kluizen (documentomgevingen) in M-Files: de meeste ruimte wordt ingenomen door de projecten. Maar ook voor HR, het secretariaat en voor directie en administratie zijn kluizen ingericht. Die kluizen kennen allemaal hun eigen regime qua beveiliging en toegankelijkheid. ‘Dat is allemaal perfect in te regelen in M-Files’, aldus Van der Reijd. ‘Zo kun je precies volgen wie waaraan heeft gewerkt en wie je wel of geen toegang geeft tot specifieke informatie.’
Waar Van Rhijn Bouw nog naartoe wil werken, is het inrichten van een kopersportaal. Van Rhijn: ‘Daar moet het mogelijk worden dat niet alleen bepaalde ‘bouwbelanghebbenden’, maar bijvoorbeeld ook de kopers, die informatie kunnen inzien die voor hen van belang is. Dat vereist echter een goede inrichting van de rechtenstructuur, om maar wat te noemen. Dat maakt communicatie tussen de partijen nog directer en interactiever. Daar willen we naartoe.’ Net als verdere uitbreiding van koppelingen van M-Files naar andere back-office applicaties. Samen met M-Files partner PCI is Van Rhijn Bouw daarmee bezig. Die samenwerking verloopt perfect. André van Rhijn benadrukt overigens dat de winst niet zozeer aan de voorkant van het proces zit. ‘De voordelen zitten vooral in optimale procesondersteuning, inzicht en overzicht, compliancy (voldoen aan wet- en regelgeving), bereikbaarheid van informatie en het snel terugvinden, mét de garantie dat je de juiste documenten voor je hebt. Het levert ons een grote efficiencyverbetering op plus het feit dat we altijd volledig ‘in control’ zijn. De transparantie die we alle betrokkenen kunnen bieden, geeft ons en onze klanten het vertrouwen in een gezonde toekomst.’
Waar kan ik je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
