Een grote, landelijk verspreide organisatie als Vegro overbrengen naar een nieuwe, moderne en volledig digitale werkomgeving, MS Office365 met MS Teams, is nog niet zo eenvoudig. Sterker nog, het is een serieus veranderproces. Professionele ondersteuning kan dan net het verschil maken of zo’n overgang succesvol wordt of niet. PCI hielp Vegro in dit IT Adoptie en Change Management traject. En het werd een succes.
Vegro is een groothandel in zorgartikelen en -hulpmiddelen, verspreid over 53 winkels en zeven distributiecentra in heel Nederland. Bij elkaar werken er zo’n 700 medewerkers, uiteenlopend van kantoormedewerkers, winkelpersoneel, vrachtwagenchauffeurs en logistiek medewerkers. Zie daar meteen een deel van de uitdaging wanneer je stappen wilt zetten naar meer digitaal en effectief met elkaar samenwerken.
Maar dat was wel het doel van Martin de Vreugd, ICT manager bij Vegro: ‘Behalve de verkoop in onze winkels houden we ons bij Vegro ook bezig met het uitlenen, verhuren en/of beheren van die zorghulpmiddelen. Bij grote partijen die zorg leveren bijvoorbeeld, komt het regelmatig voor dat zij wel de inkoop doen, maar het beheer aan partijen als ons overlaten. Zij zien het zelf niet zitten om dat beheer, inclusief onderhoud, te doen en besteden dat liever aan een gespecialiseerde partij als Vegro uit. Daarvoor moeten we echter wel onze mensen voorzien van de juiste middelen om hun werk te kunnen doen.’
Met zo’n diverse organisatie mag duidelijk zijn dat het nog best een uitdaging is om iedereen op één lijn te krijgen en te houden. De Vreugd: ‘Onze organisatie groeit nog steeds en dat stelt direct eisen aan de manier waarop je met elkaar samenwerkt en met – vaak persoonlijk en gevoelige – informatie omgaat. Daaraan hangt allerlei strikte wet- en regelgeving, dus er is een groot belang om zaken netjes en adequaat af te handelen. Om beter te kunnen samenwerken kwamen we tot de conclusie dat MS Office365 met MS Teams ons vooruit zou kunnen helpen. Daarmee wordt het namelijk mogelijk om beter en veilig met elkaar te communiceren, meer kennis en informatie met elkaar te delen en grip te krijgen op informatiestromen en de mensen die erbij zijn betrokken. Alles wat er gebeurt, wordt bovendien gelogd binnen de Microsoft-omgeving. Dat geeft ons direct een stevig houvast met betrekking tot bijvoorbeeld de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De onderliggende wens bij Vegro was dat medewerkers vanuit hun rol en functie overal bij zouden moeten kunnen. Dat moet goed, veilig, gebruiksvriendelijk, efficiënt en effectief.’
De Vreugd: ‘Dat was de reden voor de overstap naar MS Office365. MS Teams kwam er eigenlijk op het goede moment bij en vormt nu onze ‘hub’ naar eigenlijk alles wat de mensen nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Als afdeling ICT willen wij vervolgens niet degene zijn die zegt: kan niet, wil niet, mag niet… Als er een specifieke behoefte in de organisatie is – en effectiever samenwerken is zo’n behoefte – dan willen wij snel kunnen schakelen om het mogelijk te maken. We zijn echter niet alleen. Middelen beschikbaar stellen is één ding, de techniek werkt ook heus wel, maar mensen leren om die zaken goed te gebruiken is een tweede. Zonder die training blijft de effectiviteit van dergelijke hulpmiddelen in de praktijk echter ver achter bij wat er mogelijk is. Sterker nog, dan vervallen ze snel weer in oude gewoontes…’ Zelf hadden ze bij Vegro eigenlijk nooit met een dergelijk grootschalig adoptieproject te maken gehad. ‘Op het moment dat onze leverancier PCI aangaf dat te kunnen invullen, waren we daar heel blij mee’, aldus De Vreugd.
Maar dan nog, je hebt geen 700 medewerkers in 14 dagen over naar een nieuwe werkomgeving. Hoe ga je dat inregelen?
De Vreugd: ‘Allereerst hebben we samen met het IT Adoptieteam van PCI Nederland een hele planning gemaakt om de hele organisatie, per groep van acht tot tien medewerkers, te trainen. Daarvóór echter hebben we eerst wat mensen als ‘super user’ getraind. Dat werden onze ambassadeurs binnen de organisatie om de anderen mee te krijgen en ze te laten inzien hoe belangrijk deze overgang was en hoezeer zij daar zelf de vruchten van zouden plukken. Vooral dat laatste is belangrijk: wanneer de gebruikers er zelf nauwelijks voordeel van hebben, moet je niet verwachten dat ze allemaal enthousiast met ‘jouw speeltje’ aan de slag gaan.’
Een strakke planning maken om vervolgens iedereen bij te scholen vormde een behoorlijke uitdaging. De Vreugd: ‘We hebben vestigingen over het hele land en daarbij ook nog eens een sterk uiteenlopend bestand aan medewerkers qua scholing in dit soort hulpmiddelen. Bovendien, de mensen van de winkels en de vrachtwagenchauffeurs moesten liefst wel gewoon kunnen doorgaan met hun werk. Een deel van de trainingen voor die mensen hebben we daarom op avonden of op een zaterdag gedaan. Dat vereist wel motivatie van de mensen. Opvallend genoeg bleek dat juist het winkelpersoneel en de chauffeurs misschien wel het meest gemotiveerd waren. Het kunnen delen van informatie en ervaringen speelt voor hen uiteraard meer dan voor de mensen die op kantoor werken. Dat klinkt gek, maar die laatste groep ziet en spreekt elkaar toch wel op de werkplek…’
Om de trainingen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, werden de dag voordat een training van een groep begon alle relevante data overgezet naar de nieuwe omgeving. De Vreugd: ‘Dan konden ze de volgende dag meteen met hun eigen taken en informatie aan de slag: dat laat de mensen meteen in de praktijk ervaren hoe het werkt. De techniek is, zoals al gezegd, niet zo moeilijk en werkt, maar het kost tijd om mensen te laten wennen aan het idee dat het nu op een bepaalde manier moet. Die manier is net even anders dan wat ze gewend waren, maar het is ook weer geen rocket science. Het kost echter tijd om ermee vertrouwd te raken. Het was wel mooi om te zien dat de mensen die het wat sneller door hadden, anderen gingen helpen. Daaruit blijkt wel weer de betrokkenheid van de mensen.’
Naast de logistieke uitdaging was er ook de uitdaging van de communicatie naar de medewerkers. De Vreugd: ‘Daarin hebben we veel geleerd van het IT Adoptie team van PCI. Waar wij bij ICT misschien dachten dat een enkel mailtje wel genoeg was, kwamen zij toch met het advies daar wat meer aandacht aan te besteden. Een meer gedifferentieerde communicatie naar de verschillende afdelingen maakt dat informatie makkelijker wordt geaccepteerd. Daarmee hebben we wel de motivatie bij de medewerkers kunnen vergroten. De kar werd in dit traject duidelijk door zowel de technische mensen van Vegro en de mensen van PCI getrokken. De toegevoegde waarde van PCI zit voor dit project voor ons vooral in de deskundigheid, de communicatie en uiteraard de capaciteit. Daarnaast was er een goede klik tussen de mensen. Dat helpt uiteraard ook.’
Na bijna een jaar sessies plannen en uitvoeren is de hele Vegro-organisatie opgelijnd. Ze zijn klaar voor een toekomst met MS Office 365 en MS Teams. Klaar voor verdere groei, zonder dat het ten koste gaat van efficiency.
Waar kan ik je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
