Smartpole voor ‘contactloze bezoekersregistratie’
Zorgcentra De Betuwe
Zorgcentra De Betuwe
De directe aanleiding was de coronacrisis: bij Zorgcentra De Betuwe zochten ze een (digitale) oplossing voor een veilige registratie van vertrouwelijke gegevens van bezoekers. Eerst en vooral om zicht te kunnen houden op hoeveel bezoekers er komen voor welke bewoners. Dat mocht echter niet ten koste gaan van de gastvrijheid. De SmartPole van PCI (via partner Ricoh Document Center) gekoppeld met het cliëntensysteem ONS Nedap bracht uitkomst.
Zorgcentra De Betuwe staat voor zorg met een menselijke maat, afgestemd op individuele wensen en behoeften en dichtbij de mensen die deze zorg nodig hebben. Gastvrijheid en een gevoel van welkom staan voorop. Communicatieadviseur Els van Dijke: ‘Bij Zorgcentra De Betuwe hebben we elf locaties: Zes grote en drie kleine woonzorglocaties en twee dagbestedingslocaties. Op onze grote locaties wonen meer dan vijftig bewoners, op de kleinere locaties maximaal zestien. Voor de kleine locaties geldt het probleem dat hieronder wordt geschetst eigenlijk niet zo zeer. We zochten een oplossing voor de zes grotere woonzorglocaties.’
Voordat corona uitbrak was er een vrij komen en gaan van de bezoekers. Het ultieme welkomstgevoel. Vervolgens kwam de coronapandemie. ‘Daardoor moesten we de bezoekers inzichtelijk en traceerbaar gaan registreren. We moesten ons simpelweg aanpassen aan een nieuwe realiteit’, licht Els toe. ‘Tijdens de eerste coronagolf lieten we bezoekers papieren formulieren invullen. Niet ideaal, zeker gezien de bescherming van privacygevoelige gegevens, maar nood breekt wet. Er moest snel iets komen om de bezoekersstromen op een andere wijze in beeld te krijgen. Bij onze organisatie werken we al langere tijd zonder recepties. In het begin van de pandemie hebben we daarom op alle locaties tijdelijk een gastvrouw of -heer ingezet die de bezoekersregistratie bijhield. De extra kosten voor deze inzet kregen we toen vergoed. Dat is dit jaar onzeker.
Los daarvan: we wilden graag een stukje terug naar de tijd van voor corona: waarbij iedereen zelf naar binnen kan, zonder zich verplicht te moeten melden bij een receptie of gastvrouw/-heer. We moesten echter nog steeds wel precies weten wie bij wie op bezoek kwam. Dat was nodig voor een eventueel bron- en contactonderzoek in geval van een corona-uitbraak op een van onze locaties. Aan de andere kant moesten we ons uiteraard ook aan de privacyregels houden. Juist hier geldt dat je op de juiste manier moet omgaan met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).’
Via Ricoh Document Center kwam de optie van PCI om de SmartPole in te zetten. Een slimme combinatie van een interactief scherm, desinfectiepunt en een koppeling naar het cliëntensysteem waar Zorgcentra De Betuwe mee werkt: ONS Nedap.
Hygiëne is altijd belangrijk geweest. Els: ‘In deze tijd al helemaal. Daarom wil je er alles aan doen om bescherming op het hoogste niveau te bieden aan je collega’s, de cliënten en hun bezoekers. Toen PCI liet zien wat die SmartPole precies inhield, waren we meteen enthousiast. De combinatie van hygiëne, bezoekersregistratie zonder menselijke interactie en de koppeling met ons achterliggend cliëntensysteem was de ideale oplossing voor ons vraagstuk.’
De koppeling via de Visitor Guide van de Leftclick-software in de zuil naar het cliëntensysteem heeft een grote meerwaarde, ziet Els. ‘Dat je met deze slimme zuil commerciële boodschappen kunt presenteren is voor ons namelijk niet zo relevant. Wel relevant is welk type bezoeker zich aanmeldt. Is het een bezoeker voor een bewoner, een vrijwilliger, medewerker, zakelijk bezoeker, postbezorger, leverancier etc. Dat geeft ons direct een exact inzicht in hoeveel het er zijn en voor wie ze komen. Bovendien is deze registratie minder foutgevoelig.’
Els gaat verder: ‘We zochten een adequate, digitale oplossing voor de bezoekersregistratie. Een oplossing die handig voor ons en veilig voor de bezoekers is, waarbij gegevens makkelijk terug te vinden zijn. En liefst zo contactloos mogelijk. Zonder dat deze registratiewijze ten koste gaat van de gastvrijheid en het gevoel van welkom. Dit vinden wij erg belangrijk!’
De ICT-afdeling van Zorgcentra De Betuwe is belegd bij de Carante Groep. Een samenwerkingsverband van tien zorgorganisaties in Nederland. Carante Groep werkt onder meer voor de printers samen met Ricoh Document Center, dochter van PCI. Daarmee was het contact snel gelegd. ‘Onze vraag was eenvoudig: kan die bezoekersregistratie digitaal’, aldus Els, ‘en tegelijk veilig en coronabestendig?’
Als de bezoeker aankomt bij het scherm, wordt via aanduidingen op het scherm als allereerste verzocht de handen te desinfecteren en het mondneusmasker op te zetten. Daarna kan registratie plaatsvinden via de SmartPole. Er volgt een voorgeprogrammeerd menu met een aantal opties om aan te geven welk type bezoeker hij of zij is. Els: ‘Vervolgens vraagt het systeem voor wie de bezoeker komt. De koppeling met het cliëntensysteem maakt dat de bezoeker bij aanmelding voor een bewoner direct ziet of het eigenlijk wel uitkomt die dag: Is die dag al het maximaal aantal bezoekers geweest? Als er nog ruimte is om op bezoek te komen, krijgt de bezoeker vervolgens een aantal registratievragen en een filmpje over het juiste gebruik van de mondneusmaskers. Na het invullen kan het scherm snel en simpel worden gedesinfecteerd met een spray.’
‘Het gaat ons alleen om een naam en een e-mailadres van de bezoeker om contact op te kunnen nemen bij een eventueel bron- en contactonderzoek. Die bezoekersgegevens blijven maar korte tijd bewaard. Twee weken: zo lang als de tijd tussen een mogelijke besmetting en het moment dat die zich openbaart. Vanaf dan moeten we mensen kunnen benaderen.’
Nu heeft Zorgcentra De Betuwe nog wel meer ideeën voor de slimme zuil. Zoals bijvoorbeeld het presenteren van extra mededelingen voor bewoners. Els: ‘Ook willen we graag weer terug naar de tijd van voor corona. Een tijd waarin wij geen recepties op onze locaties hadden, maar wel gewoon gastvrij zijn. Daarin zou zo’n slimme zuil met uitgebreidere functionaliteit zeker een aanvulling kunnen zijn. Daar gaan we nog naar kijken; of en hoe dat zou kunnen.’
Waar kan ik je mee helpen?
Wil je een vraag stellen, offerte aanvragen of een afspraak maken met één van onze specialisten? Vul dan het formulier in op deze pagina en wij nemen zo spoedig mogelijk contact met je op.
